إليكم طريقة حساب رسوم الأرضيات: اضربوا عدد الأيام التي بقيت فيها حاوية الاستيراد المعبأة داخل المحطة بعد وقت السماح، في أجر الأرضيات اليومي الوارد في تعرفة الخط الملاحي. الناتج هو رسم لكل حاوية. غرامة التأخير تحتسب بالفكرة نفسها بعد مغادرة الحاوية للمحطة، ويجب أن يبقى الرسمان منفصلين في فاتورة العميل.
كيفية حساب رسوم الأرضيات
لرسم الأرضيات ثلاثة عناصر متغيرة: وقت السماح، وعدد الأيام، والأجر اليومي. انطلقوا من التعرفة، لا من فاتورة سابقة.
- حددوا وقت السماح. تبيّن تعرفة الخط أو المحطة عدد الأيام التقويمية المتاحة للمستورد بعد التفريغ لاستلام الحاوية المعبأة. يختلف وقت السماح باختلاف الخط والعقد والمحطة ونوع المعدة وما إذا كانت الوحدة جافة أو مبرّدة أو خاصة.
- سجّلوا ختمين زمنيين. التقطوا تاريخ التفريغ وتاريخ الخروج من البوابة. بوابة تتبع الشحنات أو بيانات بوابة المحطة تعطيكم الرقمين دون الاعتماد على ذاكرة السائق.
- احسبوا الأيام التي تجاوزت وقت السماح. إذا خرجت الحاوية داخل وقت السماح، فرسوم الأرضيات صفر. إذا تجاوزت، فعدّوا الأيام الكاملة بعد آخر يوم في وقت السماح. تحققوا مما إذا كانت التعرفة تعتبر جزء اليوم يومًا كاملاً.
- طبّقوا أجر التعرفة. الأيام القابلة للتحميل مضروبة في الأجر اليومي لحجم الحاوية ونوعها تعطي رسوم الأرضيات لتلك الوحدة. إن كانت التعرفة شرائحية، فطبّقوا كل شريحة على أيامها واجمعوا النواتج.
- كرروا الحسبة لكل حاوية. لا تحتسبوا متوسطًا للشحنة كاملة. حاويتان متجاوزتان يمكن أن تختلفا في وقت السماح والأجر.
من الأخطاء الشائعة استخدام تاريخ التفريغ كيوم صفر. التعرفة قد تبدأ وقت السماح من التفريغ أو من وصول الباخرة، حسب الخط. خطأ آخر هو إدخال نهايات الأسبوع والأعياد ضمن أيام السماح بينما التعرفة تنص على أيام تقويمية. صياغة التعرفة تبتّ في النقطتين.
احسبوا رسوم الأرضيات وغرامة التأخير في عمليتين منفصلتين
| النقطة | رسوم الأرضيات | غرامة التأخير |
|---|---|---|
| مكان الحاوية | داخل محطة الميناء | خارج المحطة، لدى المستورد |
| بدء الاحتساب | بعد انتهاء وقت السماح، ويُقاس من التفريغ | بعد خروج الحاوية المعبأة من البوابة |
| توقف الاحتساب | خروج الحاوية من البوابة | إرجاع الحاوية فارغة إلى المستودع |
| مَن يفرض الرسم | الخط الملاحي أو المحطة | الخط الملاحي أو مالك الحاوية |
أهمية هذا الجدول تظهر عندما يعترض العميل على أحد الرسمين. المبلغ المجمّع في بند واحد يُخفي أيّ المؤقتين هو الذي دار.
اقرؤوا جدول التعرفة قبل أن تُصدروا عرض سعر أو فاتورة
تعرفة الخط تعطي عادةً أيام السماح ثم أجرًا يوميًا، وقد تكون على شرائح. سجلوا هذه الحقول لكل شحنة استيراد يُرجَّح أن تتجاوز:
| عنصر التعرفة | ما يخبركم به |
|---|---|
| وقت السماح | آخر يوم يمكن فيه خروج الحاوية دون رسوم أرضيات |
| أجر الشريحة الأولى اليومي | الرسم عن كل يوم من أيام التجاوز الأولى |
| أجر الشريحة اللاحقة اليومي | الرسم بعد الشريحة الأولى إذا كانت التعرفة شرائحية |
| نوع المعدة | هل للمبرّد أو السقف المفتوح وقت سماح أقل أو أجر أعلى |
احفظوا صفحات التعرفة في مكان مشترك. عندما يحدّث الخط أجرًا في موسم الذروة، على المكتب أن يستخدم النسخة السارية في تاريخ التفريغ، لا النسخة الحالية.
الأدلة التي ترفقونها عند إعادة تحميل رسوم الأرضيات
العميل لم يرَ مؤقت المحطة. أثبتوا الأيام.
- أرفقوا فاتورة الأرضيات أو إشعار الخصم الصادر عن الناقل أو المحطة.
- أرفقوا صفحة التعرفة أو عرض عقد السعر الذي يظهر وقت السماح والأجور اليومية.
- أرفقوا تقرير الأحداث من المحطة أو الخط، والذي يبين أوقات التفريغ وآخر يوم في وقت السماح والخروج.
- إن كانت الحاوية قد تجاوزت بسبب حجز، أرفقوا رمز الحجز أو سجل تأخير الإفراج.
- بيّنوا حساب كل حاوية في الفاتورة أو إشعار الخصم: عدد أيام مضروبًا في أجر التعرفة، سطر واحد لكل حاوية.
إذا تحركت الشحنة عبر نظام مجتمع الموانئ، فصدّروا سجل الأحداث. هذا السجل هو أيضًا ما تُظهرونه عندما يسأل العميل لماذا دار المؤقت.
أصدروا فاتورة برسوم الأرضيات وغرامة التأخير في سطور منفصلة
لا تكتبوا سطرًا واحدًا باسم «رسوم محلية». رسوم الأرضيات وغرامة التأخير لهما حدث بدء مختلف، ومؤقت مختلف، وأدلة مختلفة. السطور المنفصلة تمكّن العميل من مطابقة كل رسم بدليله، وتمكّن فريق المالية من إبقاء تصنيف ضريبة القيمة المضافة ورمز الإعفاء صحيحًا في كل سطر. نظام فوترة الشحن يستطيع حمل تصنيف الضريبة ونسبتها ورمز الإعفاء لكل سطر وفق قواعد يحررها فريق المالية، بدل أن يختارها المُشغِّل يدويًا.
إذا كان عرض السعر ينص على أن رسوم الأرضيات تُعاد تحميلها بالتكلفة، فأرفقوا فاتورة الناقل. إذا كان عرض السعر يسمح بهامش ربح أو رسم مناولة، فيجب أن ينص عرض السعر على ذلك قبل أن يظهر الرسم. إعادة التحميل دون نص في عرض السعر هو ما يحوّل تكلفة صحيحة إلى نزاع.
تختلف معاملة ضريبة القيمة المضافة بين دول الخليج. الكويت ليس فيها ضريبة قيمة مضافة سارية حاليًا. في السعودية والإمارات والبحرين وعُمان، يتبع الرسم قواعد توريد خدمة الشحن أو الخدمة الأساسية. لا تنسخوا رمز الضريبة من رسم آخر. قواعد التصنيف التي يضعها فريق المالية هي التي تقرر كل سطر.
ما ينبغي للمكتب فعله هذا الأسبوع
- اسحبوا تعرفة الأرضيات وغرامة التأخير الحالية للخطوط التي تنقلون معظم بضائعكم عبرها.
- لكل وظيفة استيراد، سجّلوا التفريغ، وانتهاء وقت السماح، والخروج، وإرجاع الفارغة، كمراحل رئيسية بأوقاتها الفعلية.
- ابنوا جدولاً صغيرًا للوظائف التي تجاوزت الشهر الماضي، صف واحد لكل حاوية.
- تحققوا من أن سطر الفاتورة يطابق شريحة التعرفة وعدد الأيام التي سجلتموها.
- توقفوا عن حفظ نسخ التعرفة في جداول بيانات مبعثرة. جدول مرجعي واحد لكل خط مع تاريخ السريان يمنع المكتب من تسعير الشهر الماضي.
غرامة التأخير غالبًا ما تُعاد تحميلها بعد إرجاع الحاوية الفارغة، حين يصدر الخط رسمه النهائي. أصدروا إشعار الخصم للعميل في الوقت نفسه، لا قبله، لأن الخط قد يصحح تاريخ الإرجاع الفارغ.
رسوم الأرضيات عملية حسابية، لا تخمين. الأيام يجب أن تأتي من أحداث المحطة، والأجر يجب أن يأتي من التعرفة السارية في تاريخ التفريغ، وفاتورة العميل يجب أن تُظهر العملية الحسابية. هكذا يصمد الرسم أمام أي سؤال.
